Notion - 构建任务工作流

项目开发时，会将整个项目各生命周期工作一一列出，总体规划，使得进度可控。

对个人而言，是一样的道理。凡是预则立，不预则废。想做的事很多，东一榔头西一锤子不是办法，得有规划。

最近发现之前基于notion构建的计划模板已经不够用了，于是又折腾个新版本。

总的来看，我的个人任务管理大概分为三个阶段

  • 阶段零：使用有道云笔记做简单记录，列举近期要做的事项，极其简单，相当于没有规划
  • 阶段一：使用notion做了一个年度计划、月计划、周计划模板，预先填好一周要做的事，做完后勾掉
  • 阶段二：使用notion一年半后，根据新需求基于notion的database重新构建的任务模板

旧的方式

阶段零已经很久远了，无从考证。阶段一的月计划模板大概如下。

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它主要有一下几个方面

  • 月度目标：列出了本月期望达成的目标

  • 本月书单：本月待看书籍

  • 本月片单：本月待看电影

  • 本月博客：本月待写博客

  • 周计划：本周每天预计的任务，比如下面是三月第四周的任务规划及完成情况

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  • 临时记录：记录一下临时想法

  • 四象限图：一个任务池，按照任务的优先级程度放在里面，周计划中的任务从其中拖动而来。展开大概是这样

问题

这种方式总体还算不错，但有一个很大的问题：随着时间的增长，任务池累积得越来越多。本月书单、本月博客、本月片单的量在增大，远远不是本月能够完成的；四象限图任务池中的任务开始爆炸，很多任务可能半年也排不上号。这些情况，会让执行时失焦，还会产生焦虑。因此有待解决。

而且，这种管理方式，解决的是极短期规划和永久记录的问题，并不能解决长久规划的问题。

新的方式

需求分析

一言以蔽之，想要的其实就是个人版的任务管理工具。即个人版的TAPD。

  • 任务需要有几个属性：优先级、计划开始时间、计划结束时间。优先级用于判断紧急程度；开始结束时间用于长期规划
  • 支持甘特图：能够直观地看到任务排期
  • 支持看板：它取代前一个版本周计划的作用。随时能够知道当前需要做的事

工具选择

市面上工具超多：Things、Todoist、Omini Focus、Agenda，更进一步的有Trello等，不过前面说的这些在甘特图这一点上无法满足。当然也可以选择各种table：黑怕云(停服了)、明道云、Foxtable(还不支持甘特图)。想了一圈，想起来notion的database有timeline视图，就是简单的甘特图呀。

用notion还有一个最大的好处：block关联和page关联。输出的文档可直接关联到对应任务。

总体设计 - 思路

分级

任何具体任务，都服务于更高一级的任务，背后都有一个更高级的目标。这其实可以结合OKR和目标笔记的想法，创建三个database。

  • 目标：想要达成的目的，比如每记开发
  • 一级拆分：相对大块和抽象的拆分，比如针对测试的重构
  • 具体任务：能够用来实施的最小单位，比如添加同步逻辑的测试代码。所有的任务规划、状态转移都在这个层级上操作。

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状态转移

将任务分为如下几种状态

  • 暂缓

    已加入任务池，但还没有计划执行

  • 就绪

    任务已准备就绪，待执行。执行中的任务清空后，将此状态的任务流转过去

  • 执行中

    执行中的任务

  • 长期执行中

    当一个任务在执行中停留太久，流转到长期执行中

  • 回顾中

    任务已执行完成，但还没做回顾，如笔记整理等。

  • 已完成

    彻底做完的任务

构建

构建效果如下：

database 1 - 目标

目标只包含名称和简要描述：

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database 2 - 任务分类

任务分类与目标，是多对一的关系

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database 3 - 任务池

任务池是重点

  • 与任务分类是多对一的关系
  • 包含字段：重要性、执行状态、分类、计划时间段、文档关联、完成时间等。
    • 执行状态上面已经说过了，就那几种
    • 重要性即四象限图
    • 任务分类，用于标识任务另一个层级的重要性：不同类型的任务所产生的影响是不一样的，工作任务和学习任务要均衡
    • 计划时间段，用于做规划，甘特图依据此
    • 完成时间，只为得到一个完成日历。它是有计划时间段列公式计算得来，取得是其结束时间。

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后面介绍基于database 3构建的各种视图

database 3 - 甘特图

这是最需要的功能，在时间跨度上对所有任务进行规划。

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database 3 - 状态看板

这里可以清除地看到当前应该做什么。关注的是：执行中、长期执行中、回顾中三项

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database 3 - 完成日历

这个视图主要用于回顾工作用。写年中总结、季度汇报时，从这里能够方便地知道自己做了什么。

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Notion tips

Notion比你想象中的强大，却也每那么强。折腾过程中几个值得分享的点。

  • 使用Notion Enhancer。有它和没它，真的差很多，几个功能点还挺好用

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    • 悬浮侧边栏，解决了notion不支持目录固定的问题
    • 缩进提示线，不再头晕
    • 界面缩放，可以显示更多内容
    • 字数统计
    • 增强icon库
    • 代码行号
    • 一键回到顶部

  • 使用分栏，让目录更加简洁

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  • 为每个页面设置图标，而不是默认图，感官好很多。有了notion enhancer，图标的选择也更加多样。如果不够用，可以从这里找

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  • 尽可能使用引用，方便很多

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2022-04-13
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